L’AI Act in azienda: cosa chiede e cosa bisogna fare

Dal 2 agosto 2026 il Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (AI Act) si applica e le autorità possono già vigilarne il rispetto. Molte aziende aspettano ancora il 2027 perché hanno letto che «è stato rinviato». È stata rinviata solo una parte. Questo articolo spiega che cosa è in vigore oggi, che cosa viene dopo e che cosa deve fare un’organizzazione che usa o sviluppa IA.

Che cosa è in vigore e che cosa è stato rinviato

L’AI Act (Regolamento (UE) 2024/1689) si applica per fasi. Nel luglio 2026 è entrato in vigore il cosiddetto Omnibus digitale sull’IA (Regolamento (UE) 2026/1744), che ha rinviato gli obblighi dei sistemi ad alto rischio. Il resto del calendario non si è mosso:

• Dal 2 febbraio 2025: pratiche vietate e obbligo di alfabetizzazione in materia di IA.
• Dal 2 agosto 2025: obblighi dei fornitori di modelli di IA per finalità generali, come quelli che stanno dietro GPT, Claude o Gemini, e struttura di governance.
• Dal 2 agosto 2026: applicazione generale, vigilanza delle autorità e obblighi di trasparenza.
• 2 dicembre 2026: una nuova pratica vietata (generare contenuti sessuali non consensuali o materiale di abuso sessuale su minori) e fine del termine per marcare i contenuti generati dall’IA nei sistemi già sul mercato.
• 2 dicembre 2027: obblighi di alto rischio per gli usi dell’allegato III, come occupazione, credito, assicurazioni vita e salute, istruzione o infrastrutture critiche.
• 2 agosto 2028: alto rischio dell’IA integrata in prodotti regolamentati (allegato I).

Ciò che incide di più sul quotidiano di un’azienda è già esigibile: che cosa è vietato, formare chi usa l’IA e avvisare quando una persona parla con un’IA.

La prima domanda: usa l’IA di altri o mette in servizio la propria?

Il Regolamento ripartisce gli obblighi secondo il ruolo che l’organizzazione ha con ciascun sistema, e quasi tutte le aziende hanno entrambi:

• È deployer quando usa, sotto la propria autorità, un sistema di IA di un terzo: l’assistente aziendale, l’agente che arriva con il CRM, lo strumento che filtra i curriculum.
• È fornitore quando sviluppa un sistema o un agente, o lo fa sviluppare, e lo mette in servizio con il proprio nome: il chatbot di assistenza costruito dal suo team o un agente interno sui suoi dati.

C’è una sfumatura importante (articolo 25): se appone il proprio nome o marchio a un sistema ad alto rischio di un altro, lo modifica in modo sostanziale o ne cambia la finalità fino a renderlo ad alto rischio, assume gli obblighi del fornitore. E costruire un agente su un modello per finalità generali non la rende fornitore del modello, ma lo è del sistema che mette in servizio.

Ciò che deve già rispettare

Pratiche vietate

Dal febbraio 2025 sono vietati, tra gli altri, i sistemi che manipolano le persone in modo dannoso, il punteggio sociale, il riconoscimento delle emozioni sul lavoro e negli istituti di istruzione (salvo motivi medici o di sicurezza) e la categorizzazione biometrica per dedurre dati sensibili. È la violazione con le sanzioni più alte.

In pratica: verifichi che nessun uso, proprio o di un fornitore, rientri in queste categorie.

Alfabetizzazione in materia di IA

L’articolo 4 obbliga fornitori e deployer ad adottare misure affinché il loro personale, e chi usa l’IA per loro conto, abbia un livello sufficiente di conoscenza. La Commissione ha chiarito che non servono né un certificato né un livello preciso. Serve invece una formazione adeguata al ruolo di ogni persona e al rischio dei sistemi che usa, ed è opportuno conservare traccia di quanto fatto. Rimandare il personale alle istruzioni per l’uso, in generale, non basta.

In pratica: un programma di formazione per profili (chi usa un assistente, chi decide con l’aiuto di un sistema, chi lo costruisce) e un registro di chi l’ha ricevuta. Se un fornitore usa IA per Lei, lo inserisca nel suo contratto.

Trasparenza

Dal 2 agosto 2026 l’articolo 50 impone che:

• chi parla con un chatbot o un agente sappia che è un’IA, a meno che sia evidente;
• i fornitori di IA generativa marchino i contenuti che generano in modo che si possano rilevare;
• chi pubblica deepfake dica che il contenuto è artificiale, e chi pubblica testi generati dall’IA per informare il pubblico su questioni di interesse generale lo dica a sua volta, salvo che una persona li abbia rivisti e si assuma la responsabilità editoriale.

Nel giugno 2026 la Commissione ha pubblicato un codice di buone pratiche, volontario, su come marcare ed etichettare i contenuti generati dall’IA, con un’icona europea comune.

In pratica: riveda i suoi chatbot e agenti rivolti ai clienti, le sue campagne e i contenuti che pubblica generati con l’IA.

Se uno dei suoi sistemi è ad alto rischio

L’alto rischio dell’allegato III arriva il 2 dicembre 2027, e non è molto tempo: bisogna sapere quali sistemi lo sono, preparare chi li sorveglia e avere i registri in ordine. In un’azienda, i casi più frequenti sono la selezione e la valutazione delle persone, la concessione di credito e la fissazione dei prezzi nelle assicurazioni vita e salute. Nel maggio 2026 la Commissione ha pubblicato una bozza di linee guida con esempi di che cosa è e che cosa non è alto rischio.

Se usa un sistema ad alto rischio di un terzo, l’articolo 26 Le chiede di:

• usarlo secondo le istruzioni del fornitore;
• affidare la sorveglianza umana a persone con competenza, formazione e autorità per fermarlo;
• se controlla i dati di input, che siano pertinenti e rappresentativi;
• monitorarne il funzionamento, avvisare il fornitore di rischi e incidenti gravi e sospenderne l’uso in caso di rischio;
• conservare i registri che genera per almeno sei mesi;
• informare i lavoratori e i loro rappresentanti prima di usarlo sul lavoro, e le persone sulle quali decide o aiuta a decidere.

Gli organismi pubblici, le aziende che prestano servizi pubblici e chi usa l’IA per valutare l’affidabilità creditizia o fissare i prezzi delle assicurazioni vita e salute devono inoltre effettuare una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali prima di usarlo (articolo 27).

Se è fornitore di un sistema ad alto rischio, si aggiungono la gestione dei rischi, la qualità dei dati, la documentazione tecnica, la registrazione automatica degli eventi, la trasparenza verso chi lo usa, la progettazione per la sorveglianza umana, l’accuratezza e la robustezza (articoli da 9 a 15), un sistema di gestione della qualità e la valutazione di conformità.

Che cosa rischia

Le sanzioni massime sono:

• 35 milioni di euro o il 7 % del fatturato mondiale per le pratiche vietate;
• 15 milioni o il 3 % per la violazione degli altri obblighi, compresi quelli di trasparenza e quelli del deployer;
• 7,5 milioni o l’1 % per aver fornito informazioni scorrette alle autorità.

Si applica la cifra più alta, salvo che per le PMI e le piccole imprese a media capitalizzazione, alle quali si applica la più bassa. In Spagna la vigilanza spetta all’Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA), e il progetto di Legge Organica per il buon uso e la governance dell’IA, che precisa il regime sanzionatorio, è in corso di esame alle Cortes.

Da dove cominciare: un piano in sei passi

1. Faccia l’inventario. Elenchi tutti i sistemi e gli agenti di IA dell’organizzazione: i propri, quelli dei fornitori e quelli che arrivano dentro gli strumenti che già usa (CRM, produttività d’ufficio, assistenza clienti). Per ciascuno: a che cosa serve, chi ne è responsabile, quali dati usa e chi è il fornitore. Senza inventario non si può classificare nulla.
2. Classifichi ogni sistema per rischio e per ruolo, con la sua consulenza legale, e metta per iscritto il ragionamento.
3. Ritiri ciò che è vietato. È già sanzionabile.
4. Formi le persone secondo il loro ruolo e conservi il registro.
5. Rispetti la trasparenza in chatbot, agenti e contenuti generati.
6. Prepari l’alto rischio: nomini chi sorveglia ciascun sistema, si assicuri che i registri siano conservati e definisca come si rilevano e si notificano gli incidenti.

L’AI Act non è solo una questione di IT: coinvolge direzione, legale o protezione dei dati, IT e risorse umane.

Il problema di fondo: poterlo dimostrare

Rispettare non è solo fare: è poterlo dimostrare quando lo chiede un’autorità, un cliente o un revisore. Ed è lì la difficoltà. Le aziende non hanno più un sistema di IA: hanno decine di agenti di fornitori diversi, ciascuno con i propri registri. Con un inventario in un foglio di calcolo e documenti fatti a mano, l’inventario invecchia, i registri restano dispersi e la sorveglianza umana non è tracciata.

Il modo sostenibile è ricavare l’evidenza da ciò che i sistemi già fanno: quale agente ha agito, con quali dati, con quale modello, quanto è costato e chi l’ha approvato.

Come La aiutiamo

Lo facciamo con il nostro servizio AI Governance, su Regentic.AI, la piattaforma di osservabilità e governance di agenti di IA di cui Zemsania è distributore esclusivo in Europa:

• Inventario vivo di agenti, basi di conoscenza e integrazioni, propri e di terzi, collegati senza riscriverli tramite OpenTelemetry, MCP, REST o A2A.
• Regole deterministiche di costo, latenza, errori e dati sensibili: prima avvisare, poi bloccare.
• Politiche e approvazioni dove deve decidere una persona, con la sorveglianza tracciata.
• Evidenze dell’AI Act ricavate dai dati reali, con report sigillati e spiegati in linguaggio naturale per la direzione e per il responsabile della protezione dei dati.

Cominciamo con un censimento dei Suoi agenti, li colleghiamo e li osserviamo, e poi governiamo. La piattaforma fornisce l’evidenza; la classificazione del rischio la dichiara la Sua organizzazione.

Questo articolo ha carattere informativo e non sostituisce la consulenza legale della Sua organizzazione.